System Business Intelligence – narzędzie do efektywnego zarządzania

Systemy Business Intelligence umożliwiają integrację danych, dzięki którym możliwe jest osiągnięcie nowego wymiaru, który pozwoli nam na:

• odkrywanie danych,
• odnajdywanie korelacji między zjawiskami,
• zrozumienie tych zjawisk i wyciąganie wniosków.

Dzisiejsze rozwiązania BI są na tyle inteligentne, że same potrafią rozpoznawać dane, po których można łączyć tabele czy całe arkusze kalkulacyjne. Tak jak dla przykładu dzieje się to w Qlik Sense. Tu, po wskazaniu na bazę danych czy pliki płaskie, narzędzie podpowiada relacje między nimi oraz sugeruje, jak można wizualizować wskazane dane. W najnowszych dostępnych wersjach funkcje te są jeszcze bardziej udoskonalone poprzez wsparcie narzędzi wspomagających predykcje, takich jak R czy Phyton. Pozwala to na tworzenie analiz wspartych możliwościami systemów Business Intelligence. Dodatkowo narzędzia klasy Business Intelligence potrafią wstępnie oczyścić dane i je przetworzyć. Znaczna część tych operacji odbywa się automatycznie lub za pomocą kreatorów i obsługi drag & drop, co zapewłnia łatwość w obsłudze dla użytkownika biznesowego. Dlatego tworzenie analiz nie wymaga specjalistycznej wiedzy – nie trzeba znać skomplikowanych języków zapytań, bo tak naprawdę wszystko można „wyklikać”.

Przykłady? Możemy prześledzić zależność pomiędzy podwyżką lub jej brakiem a efektywnością pracowników działu handlowego lub zależność między ceną produktu czy usługi a popytem wyrażonym przez rynek (wbrew pozorom nie zawsze zależności te będą oczywiste). Poznamy również cykle koniunkturalne w naszej firmie – być może są regularne jak pory roku, bądź bardziej skomplikowane i zależą od kilku czynników jednocześnie, a dopiero odpowiednia ich sekwencja zmienia sytuację na rynku. Celem analityki jest wychwytywanie takich zależności i podejmowanie na ich podstawie prawidłowych decyzji biznesowych.

Wdrożenie systemów BI musi być bardzo drogie!

Powyższe stwierdzenie, chociaż bardzo często powtarzane, nie jest prawdą. Zdecydowana większość dostawców systemów Business Intelligence oferuje swoje produkty nie tylko w wersji demo, ale także w wersji udostępniającej podstawowe funkcjonalności za darmo – bez limitu czasu. Także do użytku komercyjnego. Oczywiście taka wersja nie oferuje wszystkich funkcjonalności. Najczęściej ograniczony jest dostęp do konektorów, umożliwiających połączenia z bazami danych czy zewnętrznymi źródłami danych. W wersji komercyjnej nie znajdziemy również możliwości udostępniania plików analizy innym użytkownikom, a licencja będzie ograniczała możliwość korzystania z systemu do jednego komputera. Większość narzędzi umożliwia jednak pobieranie danych z arkuszy Excel za darmo, więc już w ten sposób można przetestować, jak wygląda proces łączenia danych, a następnie ich wizualizacja.

• Przeczytaj nasz poradnik po wizualizacji danych oraz zasady konstruowania pulpitu menadżerskiego w oparciu o narzedzia self service BI: Skuteczna wizualizacja danych, czyli 5 zasad efektywnego dashboardu

Dla kogo systemy Business Intelligence?

Rynek odbiorców systemów Business Intelligence jest dosyć zróżnicowany. Jeśli mówimy o profesjonalnym wdrożeniu, połączonym z analizą biznesową i przedwdrożeniową, musi tutaj być ekonomiczne uzasadnienie, czyli konkretna ilość danych, rozbudowana struktura w firmie, która potrzebuje takiego rozwiązania do analityki, kontrolowania i zarządzania danymi. Ciężko określić, jaka ilość danych jest tą graniczną, od której należy wdrożyć rozwiązanie Business Intelligence.

Najprostszą metodą na ustalenie, czy moja firma potrzebuje takiego rozwiązania, jest wzięcie pod uwagę kryterium wielkości zatrudnienia oraz obrotów firmy. Jeśli przedsiębiorstwo ma roczny obrót wielkości 20-30 milionów złotych, to już na takie niewielkie narzędzie BI powinnao się zdecydować. W przypadku firm o mniejszych obrotach, kluczowym kryterium jest przedmiot działalności. Czy pośrednik, który zatrudnia 10 osób, a jego działalność polega jedynie na kupowaniu i sprzedawaniu towaru, potrzebuje takiego systemu? Zapewne nie. Jeśli chodzi o liczbę pracowników, to prowadzimy projekty w firmach zatrudniających nawet 30 osób. Tu najważniejsza jest specyfika branży, czyli znów pytanie, czym firma się zajmuje i w jaki sposób chce wykorzystywać posiadane dane oraz czy potrzebuje dużej ilości raportów i analiz.

Excel i baza danych to za mało

Excel, jak i inne arkusze kalkulacyjne, są bardzo dobrze znane większości pracowników, więc wdrożenie prostej analityki biznesowej opartej na analizie w takim narzędziu nie jest specjalnie skomplikowane. Jednak podejście to ma spore wady:

• ograniczenia względem ilości danych do przetwarzania,
• statyczne analizy,
• trudność w łączeniu zbiorów,
• powtarzalność czynności.

Bazy danych nie generują tych problemów, które można zidentyfikować w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, natomiast występuje tutaj duże wyzwanie w organizacji i obsłudze – język SQL. Proste wyciąganie danych, jak wyświetlanie danych z jednej, dwóch tabel jest stosunkowo łatwe do opanowania. Problem pojawia się jednak, kiedy potrzebujemy informacji z dziesięciu tabel lub więcej. Wyraźną zależnością jest to, że im bardziej skomplikowane zadania analityczne, tym więcej tabel w bazie danych trzeba do tego wykorzystać, a pisanie zapytań SQL i ich ciągłe zmienianie staje się coraz bardziej skomplikowane i nieefektywne.

Jeśli więc nasza firma ma większe ambicje w zakresie analizy biznesowej, należałoby rozważyć inne, bardziej zaawansowane narzędzia z zakresu Business Intelligence. Tu odpowiedzią są narzędzia klasy BI takie jak Qlik Sense, QlikView czy Microsoft Power BI.

Systemy ERP a analityka danych

Jeżeli Twoja firma posiada system klasy ERP, to już połowa sukcesu. Rozwiązania te pozwalają na generowanie prostych raportów i zestawień, dzięki którym na bieżąco można monitorować efektywność działania i podejmować decyzje biznesowe. Jednak systemy ERP nie zostały stworzone z myślą o złożonych analizach – ich zadaniem jest obsługa procesów biznesowych, a co za tym idzie, inna jest też budowa modelu danych, na którym opiera się taki system. W systemach ERP wykorzystana jest baza danych w modelu OLTP, którego głównym celem jest efektywny zapis danych. W systemach Business Intelligence jest to natomiast baza typu OLAP, która jest najskuteczniejsza w analizie danych. Nie można również zapominać, że system ERP nie jest zwykle jedynym systemem zbierającym informacje w przedsiębiorstwie. Dlatego potrzebne jest narzędzie, które zintegruje dane z wielu źródeł i zaprezentuje je w jednym miejscu za pomocą interaktywnych analiz.

Kiedy wdrożyć system Business Intelligence?

Najlepiej jak najszybciej. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie systemu BI w firmie już na początkowym etapie wdrażania systemów IT, to tak naprawdę wraz z rozwojem przedsiębiorstwa cała struktura jest odzwierciedlona w narzędziu Business Intelligence. Systemy nie generują wówczas problemów z wdrożeniem czy modyfikowaniem pewnych elementów – jest to ich standardowe, ewolucyjne rozwijanie. Jeśli natomiast mała firma zainwestuje w kluczowe systemy, oferujące, np. workflow, i zechce wdrożyć także połączone z nimi narzędzia analityki biznesowej, a nie robiłaby tego od początku, to przy dużej ilości danych koszty wdrożenia stają się zdecydowanie większe.

Jeżeli firma posiada różne źródła danych, to te źródła muszą zostać ułożone, musi zostać zbudowana hurtownia danych i system analizy danych, który umożliwi prezentowanie właściwych informacji w sposób precyzyjny.

• Przeczytaj również: Architektura hurtowni danych

Sposoby wdrożenia systemu Business Intelligence

Każdy system, który posiada strategiczne znaczenie dla przedsiębiorstwa, powinien być wdrożony przy udziale specjalistów. Dzięki nim wybór sposobu wdrożenia będzie dostosowany odpowiednio do sytuacji, warunków i możliwości.

Analiza potencjału – jest podejściem, w którym firma wdrożeniowa przy udziale klienta poszukuje potencjalnych miejsc w procesie dostarczania informacji, gdzie można szukać usprawnień. W tym podejściu identyfikuje się problemy informacyjne, wyzwania do tworzenia analiz. Poszukiwane są rozwiązania problemów, występujące na przykład na styku różnych systemów. Istotne są tutaj doświadczenie i wiedza konsultantów, którzy pomagają w tym procesie.

Proof of concept – jest spojrzeniem na problem z punktu widzenia narzędzia. Pozwala sprawdzić, czy dane rozwiązanie jest w stanie obsłużyć wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne klienta. W tym podejściu klient wie już, co chce analizować, w jaki sposób, a także wie, czego się spodziewać po wdrożeniu systemu. Efektem PoC jest stworzenie pilotażowej aplikacji, dzięki czemu klient może sprawdzić działanie systemu przed podjęciem ostatecznej decyzji o jego wdrożeniu.

Zidentyfikuj swoje potrzeby

Zależy jednak pamiętać, że już podczas analizy przedwdrożeniowej bardzo istotną kwestią jest ustalenie konkretnych problemów i pytań, na które odpowiedzi będziemy chcieli uzyskać z pomocą systemu Business Intelligence. Brak określenia tych kwestii może spowodować, że system będzie zawierał wszystkie dane, ale tak naprawdę będzie mało użyteczny. Każda firma posiada inną specyfikę, inne problemy do rozwiązania, a raporty analityczne muszą tę wyjątkowość respektować. Żeby było to możliwe, system musi być wdrożony tak, żeby w optymalny sposób odpowiadać na potrzeby konkretnego klienta.

Pytania ze strony biznesowej związane z funkcjonalnością, ideą czy tym, jak przyszli użytkownicy wyobrażają sobie korzystanie z narzędzia obrazują nam, jak przyszli odbiorcy widzą narzędzie oraz w jaki sposób wyobrażają sobie korzystanie z niego. To niezmiernie istotne przy projektowaniu od strony interfejsu. Z drugiej strony pytania związane z bieżącym raportowaniem obszarów, jakie mają być przeniesione do nowego narzędzia czy obecnych problemów z raportowaniem, obrazują najistotniejsze potrzeby użytkowników względem nowego narzędzia.

Wybór systemu Business Intelligence

Z obserwacji i doświadczeń Inetum wynika, że to pracownicy powinni mieć decydujący wpływ na wybór systemu. Spółka funkcjonuje dzięki pracownikom, którzy znają procesy i wiedzą, co funkcjonuje dobrze, a co funkcjonuje źle. Jeśli wdrażamy rozwiązanie IT, niekoniecznie nawet BI, to należy zapytać o zdanie ludzi odpowiedzialnych za poszczególne obszary, których wdrożenie miałoby dotyczyć. Chodzi o to, żeby ludzie, którzy na co dzień wykonują swoją pracę, przekazali uwagi, co chcieliby ulepszyć i jakie mają propozycje.

Dlaczego to takie ważne? Otóż, jeśli chcemy zrealizować udane wdrożenie, to wysiłek jest rozłożony w 50% po stronie dostawcy i w 50% po stronie klienta. To klient wie, co w jego opinii działa nieprawidłowo. Jeśli mówimy np. o obszarze finansowym, to należy zorganizować spotkanie z przedstawicielami działu księgowości. Analogicznie z działem sprzedaży czy z produkcją. Oczywiście należy także zaangażować w te rozmowy dział IT, który ma do odegrania w procesie wdrożenia bardzo ważną rolę. Na podstawie w ten sposób uzyskanych informacji, uwag, a także oczywiście wytycznych i próbek danych tworzona jest analiza przedwdrożeniowa  i jest ona standardem, który w ogóle pozwala rozpocząć współpracę, wybrać odpowiednie licencje, ustalić czas i koszt wdrożenia.

Zdarza się oczywiście również i tak, że dział IT firmy zainteresowanej wdrożeniem we własnym zakresie przeprowadza analizę biznesową i przesyła zapytanie ofertowe, gdzie już jest konkretnie przedstawiona potrzeba biznesowa i oczekiwania. Wówczas firma wdrażająca jedynie odnosi się do takiej analizy. Oczywiście zawsze mogą zostać zadane dodatkowe pytania, jeśli trzeba coś wyjaśnić czy uszczegółowić, natomiast wówczas klient we własnym zakresie zbiera wymagania.

Daj sobie czas na analizę

Analiza biznesowa oraz przedwdrożeniowa jest jednym z najważniejszych etapów każdego wdrożenia Business Intelligence. Wymaga ona dużego zaangażowania osób po stronie klienta i poświęcenia czasu, by partner odpowiedzialny za wdrożenie mógł dobrze poznać wymagania oraz potrzeby. Czas poświęcony na analizę przedwdrożeniową nie powinien być zbyt długi z uwagi na możliwość zmian potrzeb w czasie. Powinien być dostosowany do wielkości wdrożenia, raportowanych obszarów oraz liczby osób w przyszłości korzystających z wdrożonego narzędzia. Zdarza się, że klienci starają się skrócić do minimum czas przeznaczony na analizę lub przyspieszać poszczególne jej fazy. Niestety, błędy lub braki na tym etapie bywają bardzo kosztowne w późniejszych fazach i skutkują często opóźnieniami w realizacji całego projektu.

Jak nie polec w trakcie wdrażania systemu Business Intelligence?

Wdrożenie systemów klasy Business Intelligence jest zawsze sporym wyzwaniem dla przedsiębiorstwa. Przy tak dużym projekcie nie da się uniknąć problemów, ale z całą pewnością, poprzez odpowiednie przygotowanie, można zminimalizować ryzyko porażki. Patrząc na firmy z punktu widzenia danych, które system BI ma analizować, każda z nich jest bez wątpienia unikalna i wyjątkowa, wymaga też indywidualnego podejścia wdrożeniowego. Jednak wiele pojawiających się wyzwań i błędów popełnianych w trakcie wdrożenia Business Intelligence jest mimo to typowych i przewidywalnych. Są one najczęściej związane ze zjawiskami typowymi, takimi jak nadmiar danych, z których tylko część jest biznesowo wartościowa, czy brak ich odpowiedniego uporządkowania i kompletności.

Problemy i błędy można na szczęście rozwiązać, przede wszystkim dzięki kompetentnie wykonanej wcześniej wspomnianej analizie przedwdrożeniowej. Czasami jednak problem leży gdzieś indziej, a mianowicie utrudnienia wynikać mogą z błędnych decyzji lub niewłaściwych oczekiwań klienta.

Upewnij się, że zidentyfikowałeś potrzeby prawidłowo

Istotnym problemem podczas wdrażania systemu BI jest równiez błędna identyfikacja potrzeb. Najczęstszą przyczyną jest chęć posiadania wszystkich danych i objęcia analizą obszarów, które są zbędne. Błędna analiza potrzeb także skutkuje tym, że teoretycznie wszystkie dane, które chcieliśmy mieć, są dostępne w systemie, a mimo to trudno nam z nich w pełni korzystać.

Jak długo trwa wdrożenie?

Wszystko zależy od konkretnej firmy, stopnia skomplikowania jej struktury, ilości źródeł danych i samych danych. Bardzo czasochłonnym zadaniem jest samo zbudowanie hurtowni danych. Jednak na rynku istnieją również rozwiązania, które nie potrzebują hurtowni, jak w przypadku np. Qlik Sense czy QlikView. Dane mogą docierać z różnych źródeł, kwestią jest tylko zbudowanie odpowiedniego modelu. Istnieją duże firmy, gdzie samo wdrożenie trwało 3 tygodnie. Oczywiście z wcześniej przeprowadzonymi pracami przygotowawczymi.

Rola firmy wdrożeniowej

Firma wdrożeniowa nie tylko dostarcza usługę dokonania analizy przedwdrożeniowej, połączenia danych i stworzenia dashboardów dla pracowników. To także usługa konsultacyjno-szkoleniowa. Rolą konsultanta BI jest przekazanie wiedzy na temat tego, jak analizować dane, od czego zacząć, jak wyciągać wnioski i podejmować na ich podstawie odpowiednie decyzje. Firma wdrożeniowa na podstawie własnego doświadczenia powinna również zasugerować wskaźniki (KPI), które powinny być analizowane w danym dziale firmy. Pamiętać należy również, że dobry partner wdrożeniowy powinien mieć portfel narzędzi BI i dostosować wybór odpowiedniego systemu do konkretnych wymagań biznesowych danej firmy.

Jak efektywnie wykorzystać narzędzie Business Intelligence

Dostosuj narzędzia Business Intelligence

Finał wdrożenia Business Intelligence, z punktu widzenia użytkownika końcowego to przede wszystkim raporty i kokpit menadżerski. Ze względu na ogromną liczbę różnych specjalistów (nawet w jednej firmie), którzy mogą czerpać korzyści z narzędzi systemu BI, a także różnorodność wykonywanych przez nich zadań, nie można ignorować faktu, że posiadają oni różne potrzeby raportowe. Zdarza się, że brak zastosowania odpowiednich metod wizualizacji, dostosowanych do potrzeb konkretnych grup sprawia, że choć raporty pokazują prawidłowe dane i pożądane informacje, są jednak nieatrakcyjne lub mało efektywne dla użytkowników końcowych. Przez to korzystają z nich niechętnie lub rzadko.

Korzystaj tylko z niezbędnych narzędzi

W zależności od wyboru technologii oraz dostawcy oprogramowania, niektóre systemy kuszą szerokim wachlarzem różnych narzędzi raportowych, metod prezentacji danych i punktów dostępowych do informacji w systemie Business Intelligence. Istnieje jednak ryzyko, że nadmiar narzędzi może spowodować rozproszenie informacji oraz poczucie zagubienia wśród użytkowników końcowych. Korzystaj więc tylko z tych narzędzi, których naprawdę potrzebujesz, wybieraj pewne, sprawdzone, rozwijane i skalowalne rozwiązania „na lata”, bo zmiany generują koszty i powodują zamieszanie obniżające efektywność pracy całej firmy.

Poznaj narzędzia Business Intelligence

Każdy nowy system jest użyteczny na tyle, na ile ludzie, którzy się nim posługują, potrafią czerpać z niego korzyści. Jeżeli użytkownicy końcowi nie są w stanie efektywnie korzystać z raportów oraz analiz BI, system będzie sprawiał wrażenie mało użytecznego. Niestety, klienci bardzo często przeceniają znajomość narzędzi i rezygnują z czasu poświęconego na szkolenia, przez co ostatecznie system nie jest w pełni wykorzystywany.

• Sprawdź nasz przewodnik : Narzędzia analizy danych biznesowych

Bez względu na branżę, w jakiej działa firma, wykorzystywaną infrastrukturę, narzędzia i strukturę danych, każda firma poza dołożeniem starań, aby nie powielać typowych błędów podczas wdrożenia systemu BI, powinna być również przygotowana na konieczność zmierzenia się z wyzwaniami podczas wdrożenia narzędzi.

Możliwe problemy

Dirty Data, czyli brudne dane

Problem „brudnych danych” dotyczy praktycznie wszystkich wdrożeń typu Busieness Intelligence, i to bez względu na rozmiar danych. W każdym systemie informatycznym pojawiają się błędy oraz braki w danych. Do tego dochodzi także problem tzw. dark data, czyli danych niewykorzystywanych, czyli bezużytecznych i źle zorganizowanych, których nie da się ich skutecznie przetworzyć. Bardzo ważne jest więc, żeby poświęcić wystarczającą ilość czasu na wyeliminowanie nieścisłości oraz ustalenie ich źródeł, a także uporządkowanie danych, które są wartościowe pod kątem analitycznym. Praca nad „oczyszczeniem” danych jest bardzo istotna, ponieważ wszystkie błędne lub niekompletne informacje będą wpływać na jakość czy nawet prawidłowość wyników raportów oraz analiz w systemie BI.

Zbyt duża ilość danych

Ilość danych przechowywanych i codziennie generowanych przez przedsiębiorstwa jest bardzo duża i nieustannie się powiększa. Natomiast nie oznacza to, że wszystkie te dane będą użyteczne podczas wdrożenia systemu Business Intelligence. Bardzo trudnym, ale niezbędnym zadaniem jest wybór odpowiednich danych – i to już na etapie analizy przedwdrożeniowej. Integracja pozostałych danych spowoduje niepotrzebne wydłużenie procesów analizy oraz wdrożenia (a co za tym idzie, także i zwiększenie kosztów), natomiast nie przyniesie żadnych realnych korzyści analitycznych i biznesowych.

Brak osób odpowiedzialnych za procesy i dane

W trakcie analizy przedwdrożeniowej okazuje się często, że niektóre kluczowe procesy nie mają jawnie wskazanych osób za nie odpowiedzialnych. Brak opiekuna wydłuża oraz komplikuje analizę oraz późniejsze wdrożenie systemu, ponieważ takie „osierocone” obszary są bardzo trudne do weryfikacji, czyszczenia i implementacji.

Różnica danych podczas migracji

Podczas wdrożenia, w którym odbywa się migracja bieżącego rozwiązania do innego narzędzia, bardzo często okazuje się, że dane w nowym systemie różnią się od dotychczas wykorzystywanego rozwiązania. Jest to sytuacja dosyć typowa i wynika ze zmian dokonywanych w systemie w trakcie jego użytkowania, przez co założenia odnośnie stanu wyjściowego, przyjęte do przeprowadzenia migracji mogą być inne od rzeczywistego stanu systemu. Jeśli takie różnice się pojawią, bardzo ważna jest współpraca pomiędzy dostawcą a użytkownikami końcowymi w celu zidentyfikowania źródła problemu oraz uświadomienie, że nowe rozwiązanie jest godne zaufania.

Brak chęci do zmian

Nawet najlepszy system będzie mało użyteczny, jeżeli nikt z niego nie będzie korzystał. Wdrożenie systemu Business Intelligence musi wynikać z realnej potrzeby i faktycznego zainteresowania potencjalnych użytkowników końcowych w firmie. W sytuacji, kiedy pracownicy są niechętni do zmian, należy przede wszystkim zadbać o to, aby nabrali zaufania do nowego narzędzia, a także żeby spełniało w jak największym stopniu ich potrzeby i założenia.

Podsumowanie

Business Intelligence to nie tylko usprawnienie procesów raportowych. Zwrot z inwestycji nie powinien polegać jedynie na tym, że to, co wcześniej robione było przez kilka godzin w Excelu, za pomocą nowego narzędzia można zrobić w kilka sekund. Analityka biznesowa powinna umożliwić spojrzenie na przedsiębiorstwo od zupełnie innej, nieznanej dotąd strony. Takie świeże spojrzenie powinno pomóc w trwającej cały czas transformacji firmy, optymalizacji i przystosowywaniu jej do zmieniającego się rynku. Warto postawić sobie pytanie, jak analiza danych poprawi wyniki finansowe przedsiębiorstwa. A obszarów do analizy i optymalizacji jest naprawdę sporo. To już jednak temat na zupełnie inny artykuł.