Retrospektywa. Oczekiwania, błędy, pomysły na usprawnienia

Retrospektywa w Scrumie – co to takiego?

Zacznijmy od wyjaśnienia słowa „retrospektywa”. Według słownika języka polskiego (SJPD) jest to „spojrzenie wstecz, w przeszłość, fakty z przeszłości”.

Odwołując się do Scrum Guide’a, retrospektywa to ciągły proces udoskonalenia, a nie pojedyncze spotkanie organizowane w trakcie jednego Sprintu. W praktyce oznacza to, że za każdym razem, gdy zauważymy nieproduktywne podejście do pracy czy zidentyfikujemy nietrafione decyzje, możemy przerwać ten stan rzeczy od razu. Nie musimy zatem czekać na formalne spotkanie kończące Sprint. Okazją do zauważenia dysfunkcji w zespole czy organizacji są spotkania takie jak np. Codzienny Scrum (eng. Daily Scrum) czy bieżące indywidualne rozmowy z członkami zespołu.

Rola Scrum Mastera w procesie wytwarzania oprogramowania

Dowiedz się, jak Scrum Master może wesprzeć realizację Twojego projektu IT!

PRZECZYTAJ ARTYKUŁ

Co obejmuje retrospektywa?

Jak widać, retrospektywa nie musi dotyczyć słownikowych „faktów z przeszłości”. Zakres oczekiwań wobec popularnego „retro” także jest szeroki. W trakcie retrospektywy można poruszyć wszelkie zagadnienia dotyczące:

• Sposobu prowadzenia spotkań
• Czasu spotkań, dni/godzin ich rozpoczęcia
• Dostępności osób z zespołu projektowego (tj. Product Owner, Scrum Master, developerzy)
• Współpracy z innymi interesariuszami zaangażowanymi w rozwój produktu
• Narzędzi pracy (można poruszyć takie kwestie jak: brak narzędzi, brak dostępu, sugestie skorzystania z nowych narzędzi)
• Wypracowania dobrych praktyk, własnych wewnętrznych zasad
• Integracji zespołu
• Podziękowania za wspólną pracę

Retrospektywa – zanim zaczniesz

Co powinno zostać zrealizowane przed retrospektywą w zespole? Poniższe punkty to głównie zadania Scrum Mastera, jednak każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za całokształt retrospektywy.

• Zarezerwuj czas
  • Ustal ściśle określony czas na spotkanie i trzymaj się go
• Przygotuj agendę
  • Zespół Developerski powinien podchodzić do retrospektywy z wyszczególnieniem kilku sytuacji dotyczących zakończonego Sprintu lub okresu dłuższego niż jeden ostatni Sprint. Pomocne będzie wypunktowanie kilku sytuacji, do których dana osoba chciałaby się odnieść.
• Przygotuj przestrzeń do wyrażenia opinii
  • Na miejscu: jeżeli zespół ma możliwość spotkać się w tym samym miejscu, w przeprowadzeniu retrospektywy pomocne będą: interaktywne tablice scrumowe (Scrum Board) lub fizyczne tablice, kartki i markery.
  • Zdalna retrospektywa: w czasach pandemii Zespoły Developerskie coraz częściej korzystają z narzędzi, które umożliwiają efektywną pracę. W spotkaniu online pomocne będą Whiteboard w aplikacji Skype / Teams. Istnieje też wiele dedykowanych narzędzi, takich jak: Miro, Funretro, TeamRetro, Sprint Boards czy Retrium.

Porządna retrospektywa – dobre praktyki

• Rozpocznij spotkanie od rozluźnienia atmosfery. Bez względu na to, czy pracujecie na miejscu, czy retrospektywa odbywa się online, dobrą praktyką jest poruszenie na początek tematu niezwiązanego z pracą. Postaw na neutralne tematy: np. sport, plany wakacyjne, urządzanie mieszkania. Czasem warto rozważyć zorganizowanie krótkiej gry.
• Realizuj punkty z agendy, zwracając uwagę na to, aby każdy członek zespołu mógł się wypowiedzieć. Upewnij się, że do poszczególnych zadań zostały przypisane osoby odpowiedzialne za ich realizację w wyznaczonym terminie. Opcjonalnie można daną akcję zaraportować np. w Jirze i w ten sposób śledzić jej postęp, dodawać komentarze i uzupełniać o nowe szczegóły.
• Zaplanuj czas na podsumowanie. Podsumowanie spotkania to ważny element dobrej retrospektywy. Podziękuj innym za wspólną pracę w zakończonym Sprincie.
• Wciel ustalenia w życie. Po spotkaniu w zespole nie pozostaje nic innego, jak wcielić ustalenia z retrospektywy w życie i trzymać rękę na pulsie, monitorując realizację wyznaczonych punktów.

Kto uczestniczy w retrospektywie?

Scrum Master i Product Owner uczestniczą w spotkaniu na tych samych zasadach co pozostałe osoby z zespołu. Scrum Master pełni szczególną rolę, ponieważ zazwyczaj prowadzi retrospektywę. Natomiast ważne jest, aby zespół uczył się samodzielności i podczas tej sesji był zaangażowany i w sposób otwarty, bez skrępowania, dzielił się spostrzeżeniami po ostatnim Sprincie i sugerował swoje pomysły.

Nawet jeśli tylko jedna osoba ma jakiś problem, staje się on problemem całego zespołu. Dlatego tak ważne jest, aby wspólnie przemyśleć sposoby wyeliminowania trudności i poprawy sytuacji. Cały zespół powinien pomóc ustalić priorytet zgłoszonych punktów poprzez głosowanie i wybór najważniejszych zagadnień.

Retrospektywa – unikaj tych błędów

Jako Scrum Master zwracam uwagę na to, aby retrospektywa była prowadzona w ciekawy i angażujący sposób. Jednak zdarza się, że retrospektywa może nie przynosić oczekiwanych efektów. Jaka jest przyczyna takiego stanu rzeczy? Najczęstsze błędy spotykane przy retrospektywie to:

• Brak czasu na retrospektywę – a ten często skutkuje… brakiem stosowania retrospektywy w zespole/organizacji. W natłoku zadań może pojawić się pokusa przełożenia czy odwołania retrospektywy. Warto jednak pamiętać, że czas na nią poświęcony zaowocuje większą efektywnością w realizacji zadań i lepszą przejrzystością w organizacji.
• Monotonny format – aby retrospektywa nie była uważana przez uczestników za „zło koniecznie”, warto zadbać o ciekawy, angażujący format, np. włączenie kamer, żeby zespół mógł się zobaczyć, przeprowadzenie Quizu, ankiety na początku spotkania, głosowanie na najlepsze zadanie oraz kilka minut poświęcone na podziękowania za wspólną pracę.
• Brak wizualizacji danych – obraz jest wart tysiąca słów – odpowiednia wizualizacja pomoże zaangażować uczestników, np. raport ze Sprintu z informacją o ilości zakończonych/niezakończonych zadań, średnia ilość punktów z ostatnich Sprintów czy ilość pozostałego zakresu do zrealizowania.
• Niezaangażowany zespół, cisza na spotkaniach – członkowie Zespołu Developerskiego pracują na wspólny sukces, dlatego ich zaangażowanie i aktywne uczestnictwo jest niezbędne.
• Spotkanie zdominowane przez jedną osobę – zdarza się, że jedna osoba jest szczególnie aktywna, podczas gdy inni członkowie zespołu nie mają szansy się wypowiedzieć. Rolą Scrum Mastera jest upewnić się, że każdy ma szansę aktywnie uczestniczyć w spotkaniu.

Gdzie można wykorzystać retrospektywę?

• Rozwój oprogramowania – branża tworząca oprogramowanie komputerowe z powodzeniem korzysta z metodyk zwinnych, takich jak Scrum. Retrospektywa pomaga pokonywać przeszkody i usprawniać współpracę w zespole, a tym samym wpływa na jego efektywność.
• Edukacja – zarządzanie zmianą, jakie umożliwia retrospektywa, to także dobra opcja dla szkół. Retrospektywa może być stosowana na poziomie klas, dając nauczycielom możliwość sprawdzenia przerobionego materiału.
• Produkcja – retrospektywa może z powodzeniem być wykorzystywana w branży automotive. Przykładem jest marka Toyota, która swój system produkcyjny (Toyota Production System) oparła o metodę ciągłego udoskonalania, dając początek metodykom zwinnym, z których dziś korzystają branże i marki na całym świecie.
• Gospodarstwo domowe – Scrum, w tym retrospektywę, można wykorzystać do uporządkowania codziennych obowiązków oraz wprowadzania usprawnień.

Podsumowanie

Dzięki retrospektywie zespół poznaje siebie lepiej, próbuje nowych rozwiązań, często uczy się na swoich błędach. Retrospektywa pobudza kreatywność, która pozwala rozwiązać wiele problemów wewnątrz zespołu. Warto pamiętać, że wdrożenie niektórych zmian może wymagać więcej czasu niż jeden Sprint i dlatego trzeba być cierpliwym w oczekiwaniu na rezultaty. Ważne, aby zespół był świadomy siły połączonych możliwości i zgłaszał napotkane przeszkody na bieżąco.