Nearshoring, czyli jak Polacy tworzą brytyjskie startupy

Własny zespół IT – tak czy nie?

Plusem posiadania zespołu specjalistów IT in-house jest na pewno to, że od początku do końca podlega on wewnętrznej kontroli. Możliwe jest utrzymywanie bezpośredniego kontaktu z pracownikami czy budowanie i utrzymywanie więzi niezbędnych do zapewnienia odpowiedniego poziomu jakości i innowacyjności. Innymi słowy – pracownicy, którzy znają swoją firmę, swoich pracodawców, a także ich wizję i cele, są z reguły bardziej zaangażowani. Outsourcing usług informatycznych może oznaczać zerwanie tej więzi. Jeśli dodatkowo dojdzie do przeniesienia części lub całości procesów IT do odległych regionów świata, na przykład do takich potęg outsourcingowych jak Indie czy Chiny, może się okazać, że stracimy także możliwość odtworzenia tej więzi w nowych warunkach. Czy to ze względów tak prozaicznych jak różnica czasu, czy też bardziej skomplikowanych – jak chociażby różnice kulturowe.

Dlaczego decydujemy się na outsourcing usług IT i jakie korzyści niesie współpraca z partnerem outsourcingowym?

PRZECZYTAJ ARTYKUŁ

Outsourcing IT – częste wątpliwości

W 2019 r.  54% firm przyznało, że zmagają się z problemami kompetencyjnymi. Jest to jeden z głównych powodów zlecania usług IT firmom zewnętrznym. Główną ideą outsourcingu IT jest maksymalizacja zysków i minimalizowanie wewnętrznego wkładu dzięki powierzeniu pracy doświadczonemu usługodawcy. Firmy są świadome zysków, które chcą osiągnąć, ale często pojawiają się wspomniane wcześniej wątpliwości:

• „W jaki sposób outsourcing wpłynie na kulturę organizacyjną w mojej firmie?”
• „Jak skutecznie zarządzać zespołami rozproszonymi?”
• „Jak nadzorować osoby pracujące zdalnie?”
• „Na jaki model współpracy się zdecydować?”

Przyjrzyjmy się możliwym modelom współpracy i najlepszym praktykom.

Nearshoring? Offshoring? Rightshoring

Prognozuje się, że do 2028 r. 73% wszystkich działów w firmach będzie zatrudniać pracowników zdalnych. Praca z zespołami rozproszonymi wydaje się nieunikniona, szczególnie w erze cyfrowej transformacji, która skłania organizacje do współpracy z profesjonalistami z całego świata. Otomodele współpracy, jakie mamy do wyboru:

Offshoring

Istnieje wiele przykładów europejskich i amerykańskich firm, które przeniosły usługi za granicę do Indii lub Chin. Indie na przykład w ramach offshoringu obsługują 65% międzynarodowego rynku BPO. Model offshoringowy to outsourcing usług do odległych zakątków świata. 

Inshoring

Inne rozwiązanie to outsourcing usług IT do dostawcy ze swojego kraju, czyli tak zwany inshoring. To model współpracy, na który decyduje się wiele firm, tym bardziej że posiada on następujące zalety:

• Dobry stosunek jakości do ceny,
• Te same godziny pracy,
• Podobna kultura pracy,
• Bliskość geograficzna,
• Brak barier komunikacyjnych,
• Niższe ceny w porównaniu do usług in-house.

Nearshoring

Na popularności zyskuje jednak coraz bardziej model nearshore. Co to takiego? W skrócie nearshoring to idea outsourcowania procesów do rejonów mniej odległych: zarówno geograficznie, jak i – a może nawet przede wszystkim – kulturowo. Model nearshore umożliwia utrzymanie kontaktu, tworzenia porozumienia i więzi, bez konieczności dostosowywania się do odmiennej mentalności czy kultury organizacyjnej i prawnej (zwłaszcza różnice w tym ostatnim zakresie niosą ze sobą spore ryzyko dla przedsiębiorstwa). Wiele firm w Europie Wschodniej rozwinęło swoje usługi IT, umożliwiając europejskim klientom uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Polska, Czechy, Ukraina – oto najpopularniejsze kraje oferujące usługi outsourcingu IT w tym modelu.

Nearshoring – lepsza współpraca dzięki technologii

Obecnie technologia ułatwia zdalną współpracę bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Ponadto na rynek pracy wchodzi pokolenie młodych liderów, którzy chętniej będą stawiać na tę formę współpracy. Korzystając z dedykowanych narzędzi i technik zwinnych, możesz znacznie poprawić współpracę, a tym samym stworzyć przyjazne wirtualne środowisko do realizacji swoich projektów IT.

Praca zdalna – sekret firm IT

Co szczególnie ważne w obecnej sytuacji, branża IT posiada zaplecze technologiczne i procedury umożliwiające w 100% pracę zdalną. Dzięki temu usługi rozwoju oprogramowania mogą być świadczone z dowolnego miejsca na świecie. Kluczem do sukcesu firm IT są lata doświadczenia i wypracowane dobre praktyki oraz odpowiednie przygotowanie techniczne i organizacyjne:

1. Infrastruktura IT i skonfigurowany VPN
2. Narzędzia do pracy zdalnej, ułatwiające współpracę online (tj. Teams, Skype for Business)
3. Sprzęt i narzędzia ułatwiające administrację
4. Odpowiednia kultura organizacyjna

Do you speak English?

Jak wygląda w praktyce zdalna realizacja projektów w modelu nearshore? Sporo na ten temat mogą chyba powiedzieć Brytyjczycy, którzy od lat czerpią korzyści nearshoringu. Z oczywistych względów wybierają oni regiony, w których język angielski jest popularny wśród potencjalnych pracowników. Nic więc dziwnego, że wybór często pada na Polskę, która  rokrocznie jest wysoko w raporcie EF English Proficiency Index. W 2019 roku Polska znalazła się w TOP 11 spośród 100 krajów na świecie, których obywatele najlepiej posługują się językiem angielskim.  

Nearshoring a brytyjskie start-upy

Bardzo ciekawym przykładem nearshoringu w praktyce jest współpraca między brytyjskim startupem, dedykowanym zakładom sportowym, a Inetum. Twórcy aplikacji wpadli na pomysł, żeby stworzyć potral, który będzie zbierał wszystkie dostępne w sieci oferty zakładów bukmacherskich, dotyczące wielu różnych dyscyplin. Aplikacja miała umożliwiać porównywanie stawek i promocji biur bukmacherskich w zakresie cahsback, a także szacowanie przewidywanych wygranych. Pomysł błyskotliwy, pojawiła się jednak potrzeba zebrania zespołu, który byłby gotowy wdrożyć go w żcycie i podjąć się tego wyzwania, tworząc innowacyjną platformę. Wobec braku specjalistów na rynku UK i wynikających z tego wysokich kosztów jednym z kierunków poszukiwań partnera była Polska. I to był strzał w dziesiątkę!

Dlaczego właśnie Polska? Case study

Jak twierdzą twórcy wspomnianego start-upu, o wyborze polskiej firmy outsourcingowej zadecydowało przede wszystkim pierwsze wrażenie:

„Po wysłaniu zapytania ofertowego, odpowiedź z Inetum przyszła błyskawicznie i była najbardziej kompetentna. Początkowe wątpliwości, wynikające ze strachu przed barierą językową, rozwiały się bardzo szybko. Otwartość, komunikatywność i bardzo dobry kontakt z obsługą klienta przełamały pierwsze lody. Szybko okazało się też, że firma ma doświadczenie w tego typu projektach, wie, jakie są oczekiwania, i potrafi im sprostać. Zaproponowano zespół programistów, którzy nie tylko byli w stanie wykonać powierzone im zadania, ale też wyjść z inicjatywą i zaproponować najlepsze rozwiązania”.

Po podpisaniu kontraktu zapewniającego bezpieczeństwo biznesowe każdej ze stron, który przewidywał pięciomiesięczny okres próbny, zespół wziął się do pracy. To cut the long story short, po tym czasie obie strony były tak zadowolone, że zdecydowały się na wspólne kontynuowanie projektu.

Kluczowe czynniki sukcesu

Zapytaliśmy zarówno klienta, jak i programistów, co zadecydowało o powodzeniu współpracy. Obie strony zgodnie wymieniły m.in.:

• otwartość po obu stronach;
• pierwsze spotkania face-to-face, a także kilkudniowe warsztaty knowledge transfer w Niemczech;
• wykorzystanie metodyki Scrum przy prowadzeniu projektu, przy dużym zaangażowaniu klienta w wykonywane działania;
• elastyczność dwutygodniowych Sprintów w projekcie;
• daily stand-ups, czyli 15-minutowe spotkania on-line, podczas których omawiane są najważniejsze kwestie nadchodzącego dnia;
• planning poker – gra włączająca programistów w podejmowane decyzje; klient, widząc dużą wiedzę członków zespołu, przykłada dużą wagę do wysłuchania ich pomysłów i sugestii. Decyzje podejmowane są wspólnie przez właścicieli portalu i specjalistów Inetum, co daje obu stronom poczucie współodpowiedzialności za projekt.
• dzięki temu, że udało się stworzyć silną relację miedzy zespołem a klientem, obie strony bardzo mocno się angażują. Klient traktuje zespół, jakby była to integralna część firmy. Programiści natomiast mają poczucie dużego wpływu na projekt, co zwiększa ich motywację.

Czy możliwe jest zastosowanie podejścia Agile w zarządzaniu w branżach i działach firmy nie związanych wprost z IT?

PRZECZYTAJ ARTYKUŁ

Zarządzanie zespołami rozproszonymi – najlepsze praktyki

Przyjrzyjmy się bliżej najlepszym praktykom projektowym. Bez względu na to, który model współpracy wybierzesz, najprawdopodobniej będziesz współpracować z zespołami rozproszonymi (czyli zespołami projektowymi zlokalizowanymi w innych miejscach) lub pojedynczymi specjalistami wchodzącymi w skład twojego zespołu, którzy pracują z innych lokalizacji. W tym zakresie jest wiele wyzwań. Badania pokazują, że 57% firm współpracujących z pracownikami zdalnymi nie ma ustalonych zasad, które by taką współpracę wspierały. To zaskakujące, ponieważ obecnie jesteśmy w tej komfortowej sytuacji, że nie musimy uczyć się na własnych błędach. Dobre praktyki w tym zakresie zostały już wypracowane przez pionierów outsourcingu wiele lat temu, a w Inetum udoskonalamy je w większości naszych projektów, które realizujemy dla klientów. Co równie ważne, obecnie mamy bardzo duże zaplecze technologiczne, ułatwiające zarządzanie zespołami zdalnymi.

Nowe pokolenie menedżerów

Warto również pamiętać, że młodsze pokolenie menedżerów, które wchodzi na rynek pracy, będzie przykładać coraz większą wagę do elastyczności i ptraktować pracę zdalną jako nowy standard. Jak pokazują badania, 69% młodszych menedżerów  ma w swoich zespołach pracowników, którzy mogą pracować z domu. Wszyscy musimy zdawać sobie sprawę z wyzwań związanych ze współpracą zdalną, ponieważ z czasem jej znaczenie będzie rosło. Prognozuje się, że do 2028 r. nowe pokolenie menedżerów i pracowników (tzw. Millennialsi i Generacja Z) będzie stanowić większość na rynku pracy. Zmiany w stylu zarządzania są więc nieuniknione. I dlatego właśnie firmy nie powinny odkładać zdalnej rewolucji na później. Jest jednak kilka aspektów, na które należy zwrócić uwagę, aby odnieść sukces.

Różnorodność i akceptacja w miejscu pracy

Badania pokazują, że zespoły stawiające na różnorodność są bardziej wydajne. Różnorodność i integracja to prawdziwe wyzwanie we współpracy z zespołami rozproszonymi. Jak współpracować lepiej?

Lista zadań menedżera:

• Upewnij się, że istnieje odpowiedni proces rekrutacji, które pozwoli poradzić sobie z możliwymi barierami językowymi i proceduralnymi (np. w przypadku rekrutacji pracowników obcojęzycznych),
• Zaplanuj spotkanie wstępne przed startem projektu, jeśli to możliwe, aby lepiej poznać swojego partnera IT,
• Stwórz środowisko pracy, które będzie przyjazne dla wszystkich,
• Reaguj, gdy tylko zauważysz w zespole przejawy wykluczania pracowników ze względu na płeć, przynależność narodowościową, kulturową itp.

Efektywna komunikacja

Jako kierownik dobrze wiesz, jak ważna jest komunikacja w miejscu pracy i jak wpływa na efektywność w zespole. W przypadku współpracy z zespołami rozproszonymi jest to jeszcze ważniejsze. Dystans wpływa na sposób, w jaki się komunikujemy, gdyż w trakcie komunikacji online nie dysponujemy kontekstem, który stanowi 93% komunikacji (ten kontekst to komunikacja niewerbalna i para-werbalna). Współpracując zdalnie, nie widzimy gestów, mimiki, które odgrywają tak ważną rolę w komunikacji. Ponadto praca zdalna i dystans mogą sprawić, że ludzie zaczną ukrywać swoje emocje i dążyć do unikania konfliktów. Oto, jak podejść do tej sytuacji:

Lista zadań menedżera:

• Zwróć uwagę na umiejętności miękkie: podczas rozmowy wstępnej z członkami zespołu skoncentruj się na umiejętnościach miękkich poszczególnych pracowników. Czy łatwo się z nimi porozumieć? Czy zadają pytania? Jak szybko reagują? Jak radzą sobie z lękiem i stresem? Wszystko to będzie odgrywać kluczową rolę podczas współpracy zdalnej,
• Wyznaczaj cele: każdy członek zespołu powinien znać swój zakres obowiązków. Jeśli są one jasno określone, każdy może skoncentrować się na swoim zadaniu,
• Zaplanuj codzienne / cotygodniowe spotkania np. w formie tzw. stand-upów: pomoże to zmniejszyć dystans i sprawdzić postępy pracy,
• Wybierz odpowiednią formę komunikacji: zastanów się, które narzędzia sprawdzą się lepiej w przypadku zaplanowanych spotkań, a które można wykorzystać w komunikacji ad hoc,
• Wybierz model współpracy: rozważ wykorzystanie metodologii Agile,
• Słuchaj i okazuj empatię: zadawaj pytania, aby sprawdzić potrzeby poszczególnych członków zespołu.

Przydatne narzędzia

• Komunikatory: Skype dla firm, Microsoft Teams, Slack, Zoom – narzędzia te pomagają dziesiątkom firm w dzieleniu się pomysłami i śledzeniu przepływu pracy. Więcej na ten temat niżej.

Budowanie ducha zespołu

Osoby pracujące zdalnie są często nastawione na zadaniowość, a możliwość budowania relacji i podtrzymywania kontaktów towarzyskich są ograniczone. Jednak badania wykazały, że najbardziej produktywne zespoły tworzą ludzie, którzy się lubią i podtrzymują kontakty towarzyskie także po pracy. Dlatego tak ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na team building i budowanie ducha zespołu.

Lista zadań menedżera:

• Zarezerwuj podczas spotkań czas na rozmowy na tematy niebiznesowe,
• Zorganizuj wideokonferencję, aby pracownicy mieli okazję się zobaczyć,
• Angażuj wszystkich: upewnij się, że każdy podczas spotkania może wyrazić swoje zdanie, i spróbuj zaangażować wszystkich członków zespołu. Są osoby, które mogą na to potrzebować więcej czasu i zachęty,
• Stosuj grywalizację, aby angażować członków zespołu, np. organizuj konkursy online z nagrodami.

Przydatne narzędzia

• Kamera, ekran do stand-upów – organizowanie cyklicznych spotkań jest ważną częścią budowania zespołu, pomaga tworzyć atmosferę tak, jak w trakcie spotkań zwykłych spotkań. Zespoły pracujące zdalnie mogą się dzięki temu poznać, co pozytywnie wpływa na komunikację.

Produktywność

Jako menedżer powinieneś okazać ufność, że osoby pracujące zdalnie dokładają wszelkich starań, aby realizować zadania w oczekiwanych od nich terminach. Dobrą praktyką jest to, żeby nie kontrolować ich przesadnie. Należy jednak śledzić postępy pracy, aby upewnić się, że wskaźniki KPI zostały dotrzymane, a terminy nie są zagrożone. Używaj w tym celu dedykowanych programów do nadzorowania pracy zespołów zdalnych (lista poniżej).

Lista zadań menedżera:

Określ styl raportowania i wybierz narzędzia, które pomogą ci śledzić wydajność pracowników. Jednym z głównych wyzwań w projektach informatycznych wykonywanych przez zespół developerów firmy zewnętrznej jest komunikacja. Dlatego większość z oferowanych na rynku rozwiązań jest wyposażona w odpowiednie narzędzia do:

• Udostępniania plików – pozwalają na współdzielenie danych, kalendarzy, list kontaktów, zadań i danych;
• Komunikacji wewnątrz projektu – odseparowują komunikację związaną z projektem i umożliwiają szybką reakcję na pilne zapytania;
• Raportowania – dostarczają informacji o KPI i dają wgląd w postęp realizacji zadań, pozwalają monitorować czas i jakość pracy developerów.

Współpraca zdalna – przydatne narzędzia

Asana – zaawansowana lista zadań

To proste narzędzie do intuicyjnego zarządzania zadaniami dla grup projektowych. Funkcjonalność aplikacji obejmuje m.in. przydzielanie zadań do konkretnej osoby, dodawanie terminu wykonania, wgrywanie załączników oraz komentowanie. Ponadto umożliwia także na tworzenie „podzadań”, które mogą być przypisane do innych osób i terminów. Wszystkie zadania, aktualizacje oraz dane dotyczące projektu dostępne są w widokach list zadań, bieżących konwersacji, kalendarza, postępu realizacji projektu oraz listy załączników. https://asana.com/

Microsoft Project – organizowanie za pomocą diagramu Gantta

Dopełnienie pakietu biurowego Office, które dostarcza zaawansowane funkcje przydatne w planowaniu i realizowaniu projektów, m.in. diagramy Gantta. Duża liczba gotowych szablonów wykresów, wizualizacji osi czasu pozwala zaoszczędzić czas na ich tworzenie i ułatwia szybką analizę raportowanych danych. To istotne z punktu widzenia outsourcingu IT, zwłaszcza przy tworzeniu rozwiązań dedykowanych. Narzędzie umożliwia zarządzanie wieloma projektami na raz i śledzenie ich postępów, zarządzanie zasobami i czasem pracy. https://www.microsoft.com/pl-pl/

Trello – prosty workflow z użyciem tablic Kanban

Przy prostych projektach IT niewymagających wielopoziomowej realizacji poszczególnych zadań doskonale sprawdza się aplikacja bazująca na tablicach Kanban. Trello umożliwia zarządzanie portfelem zadań i współdzielenie ich w różnych zespołach. Do każdego zadania możemy dodawać etykiety, termin wykonania, osoby odpowiedzialne za realizację, załączniki, a także prowadzić dyskusje z zainteresowanymi. Narzędzie udostępnia mnóstwo dodatków rozszerzających jego funkcjonalności, tak jak na przykład synchronizację z pocztą czy firmowym kalendarzem. https://trello.com/home

Basecamp – skuteczna komunikacja

Jednym z głównych problemów tworzenia oprogramowania w modelu outsourcingowym jest rozproszenie komunikacji. Aplikacja Basecamp służy między innymi do kompleksowego zarządzania wymianą wiedzy i komunikacji w ramach projektu. Wszystkie osoby biorące udział w projekcie korzystają z jednej platformy do wymiany e-maili, współdzielenia plików lub pisania na czacie. W połączeniu z modułem do tworzenia i zarządzania zadaniami oraz terminami, a także funkcją monitorowania i raportowania stanowi dobre rozwiązanie większości prostych projektów. https://basecamp.com/

JIRA – wszystko, czego trzeba w Scrumie

Przy projektach zwinnych warto wziąć pod uwagę korzystanie z programu JIRA. To rozbudowane narzędzie posiada szereg narzędzi, takich jak tablice Scrum, tablice Kanban, Roadmapy oraz raporty zwinne. Możemy skorzystać z domyślnych ustawień lub zdefiniować własny przepływ pracy, w ramach którego będziemy planować i monitorować postęp zadań, poddawać gotowe elementy projektu ocenie i testom, a na koniec generować raporty o jakości i wydajności wykonanej pracy.

Platforma umożliwia również bezpośrednią integrację z narzędziami programistycznymi, co zwiększa dokładność szacowania wydajności pracy zespołu i określania terminów realizacji kolejnych Story Points. JIRA to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w outsourcingu IT. https://pl.atlassian.com/software/jira

Redmine – skonfiguruj własne narzędzie

Każdy projekt IT posiada odmienne wymagania i potrzeby w zakresie zarządzania. Dobrze skonfigurowane narzędzie pozwala na zarządzanie wszystkimi niezbędnymi danymi oraz minimalizuje czas potrzebny do ich wprowadzenia. Redmine to platforma Open Source umożliwiająca tworzenie własnych narzędzi na podstawie dostępnych funkcji, wśród których znajdziemy m.in. wiki, monitor błędów, kontrolę dostępu opartą na rolach, proste śledzenie czasu pracy, pola niestandardowe. https://www.redmine.org/

Nearshoring – podsumowanie

Okazuje się, że współpraca na odległość może przynosić znaczne korzyści dla obu stron. Z jednej strony klient zyskuje świetnych specjalistów za rozsądną cenę. Z drugiej  – specjaliści mają możliwość rozwijania się i pracy przy ciekawych projektach i z wykorzystaniem najnowszych technologii. Partner nearshoringowy posiada wiedzę i zaplecze techniczne do prowadzenia projektów zdalnie, a technologia ułatwia prowadzenie projektów na odległość. Z kolei konieczność organizowania spotkań online wymusza systematyczność.  Wszystko to sprawia, że paradoksalnie kontakt taki jest często bardziej regularny i efektywny, niż w przypadku gdyby dział IT był „tuż za ścianą”.

Wykorzystaj w pełni możliwości oferowane przez zdalne zespoły IT

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ